Datenschutzerklärung für das Bund RFP-Portal

Für das Bundesverwaltungsamt (BVA) hat ein verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten hohe Priorität. Wir möchten, dass Sie als Nutzerinnen und Nutzer wissen, wann welche Daten durch uns erhoben und verwendet werden. Sofern bei Nutzung des Bund RFP-Portals personenbezogene Daten erhoben werden, werden diese gemäß der Datenschutzgrundverordnung EU (DSGVO), dem BDSG-neu und anderen gesetzlichen Bestimmungen verarbeitet.

1 Kontaktdaten

1.1 Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Bundesverwaltungsamt
50728 Köln

Telefon: +49(0)22899358-0
Fax: +49(0)22899358-2823
Telefon 2: +49(0)221 758-0
E-Mail: poststelle@bva.bund.de

1.2 Datenschutzbeauftragter des BVA

Beauftragter für den Datenschutz im BVA
Stephan Heß
Bundesverwaltungsamt
50728 Köln

Telefon: +49(0)22899358-681234
Telefon 2: +49(0)221 758-681234
E-Mail: datenschutzbeauftragter@bva.bund.de

2 Personenbezogene Daten

Was sind personenbezogene Daten? Personenbezogene Daten sind Informationen (z.B. Name, Adresse, Postanschrift, Telefonnummer, Mail-Adresse), die dazu genutzt werden können, die Identität von Nutzerinnen und Nutzern zu ermitteln.

2.1 Informationspflicht bei Erhebung der Daten

Werden personenbezogene Daten erhoben, so müssen Sie als betroffene Person zum Zeitpunkt der Erhebung über die Art bzw. die Kategorie der Daten, die Verarbeitungszwecke, die Empfänger der Daten, die Dauer der Speicherung bzw. die Löschfrist und über Ihre Rechte als betroffen Person informiert werden, es sei denn, Sie als betroffene Person verfügen bereits über diese Informationen.

Die erhobenen Daten werden grundsätzlich nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergegeben, es sei denn, die Übermittlung ist hier beschrieben oder gesetzlich notwendig.

2.2 Personenbezogene Daten bei Nutzung des Portals

Zur Nutzung des Bund RFP-Portals ist eine Registrierung erforderlich, die die Erhebung folgender personenbezogener Daten erfordert:

• Vor- und Nachname
• geschäftliche E-Mail-Adresse
• geschäftliche Telefonnummer
• geschäftliche Faxnummer.

Die Angabe einer geschäftlichen Mobiltelefonnummer ist freiwillig. Sollte diese angegeben werden, wir diese ebenfalls gespeichert.

Die vorgenannten Daten werden gemäß der Datenschutzgrundverordnung EU (DSGVO), dem BDSG-neu und anderen gesetzlichen Bestimmungen verarbeitet.

2.3 Kontaktaufnahme

Sollte das BVA eine Nachricht über eine E-Mail von Ihnen erhalten, gehen wir davon aus, dass wir zu einer Beantwortung per E-Mail berechtigt sind. Ansonsten bitten wir Sie, uns ausdrück-lich auf eine andere Art der Kommunikation hinweisen. Die Daten der Nachricht und die E-Mail-Adresse werden dann für die Korrespondenz mit Ihnen verwendet.

Bei Nutzung der auf der Website angebotenen E-Mail-Funktion werden zusätzlich IP-Adresse und der Zeitpunkt der Absendung der E-Mail erfasst. Die von Ihnen im Rahmen der Kontaktaufnahme übermittelten Daten werden zusammen mit Ihrer Nachricht für die Kommunikation und für die Behandlung Ihrer Anfrage verwendet.

Die vorgenannten Daten werden nur zur Kommunikation mit Ihnen und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage genutzt.

Die Aufbewahrung und Löschung von Anfragen in elektronischer Form erfolgt - wie auch in Papierform - gemäß den für die Aufbewahrung und Löschung von Schriftgut geltenden gesetzlichen Fristen bzw. nach Wegfall des Verarbeitungszweckes. Eine genaue Frist kann nicht angegeben werden, da die gesetzliche Frist von dem Inhalt Ihrer Anfrage abhängt.

2.4 Weitere Informationen zur Speicherung von Daten bei Zugriff auf das Bund RFP-Portal

Bei jedem Zugriff auf das Bund RFP-Portal und bei jedem Abruf einer Datei werden Daten über diesen Vorgang in einer Protokolldatei gespeichert und verarbeitet.

Im Einzelnen werden über jeden Zugriff/Abruf folgende Daten gespeichert:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zu GMT
• Inhalt der Webseite
• Zugriffsstatus (HTTP-Status)
• übertragene Datenmenge
• Webbrowser
• Betriebssystem
• Sprache und Version des Browsers

Die Logdateien werden 15 Monate vorgehalten. Die Archivierung der Logdateien erfolgt automatisch im sogenannten "Log-Rotation"-Verfahren. Hierbei werden die IP-Adressen in den Log-Dateien im Rahmen der Rotation anonymisiert. Daraus folgt, dass spätestens nach einem Monat (= 28, 29, 30 oder 31 Tagen) die IP-Adressen nicht mehr personenbeziehbar sind.

Die Erhebung und vorübergehende Speicherung der IP-Adresse ist notwendig, um die Darstellung unserer Webseite auf Ihrem Endgerät zu ermöglichen. Hierfür muss Ihre IP-Adresse für die Dauer des Besuchs unserer Webseite gespeichert werden. Die Speicherung in Logfiles dient der Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und Optimierung unserer Webseite sowie zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Darüber hinaus ermöglicht die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse in den Logdateien eine schnellere Fehleranalyse/-behebung.

Eine Auswertung dieser Daten zu Marketingzwecken findet nicht statt.

2.5 Zweck der Datenerhebung

Die Erhebung der Daten erfolgt zur effizienten Durchführung der globalen Verhandlung von Hotelraten, der Verwaltung der Verhandlungsergebnisse sowie der Erstellung von Hotellisten inkl. sogenannter "Upload-Dateien".

2.6 Datenweitergabe

Im Rahmen des Ratenfindungsprozesses haben Sie die Möglichkeit, den/die Dienstleister auszuwählen, über den/die eine Onlinebuchung der verhandelten (Bund-)Rate(n) erfolgen soll. Um die dafür erforderliche Ratenladung anzustoßen, geben wir die vorgenannten "Upload-Dateien" sowohl an die Firma i:FAO Group GmbH als auch den/die von ihnen ausgewählten Dienstleister weiter. Die "Upload-Dateien" enthalten neben den Verhandlungsergebnissen auch die personenbezogener Daten (Vor- und Nachname, (geschäftliche) Telefonnummer und (geschäftliche) E-Mail-Adresse) der im Bund RFP-Portal hinterlegten Ansprechperson.

Die Datenweitergabe an die Firma i:FAO Group GmbH erfolgt, da uns diese bei der Ratenladung sowie der Überprüfung der geladenen Raten unterstützt.

An den/die von Ihnen ausgewählten Dienstleister für Onlinebuchungen erfolgt die Datenweitergabe ausschließlich zur Bereitstellung der verhandelten Raten in dem jeweiligen Buchungssystem.

Da sich im Zuge der Ratenladung Fragen ergeben können, die einen unmittelbaren Kommunikation zwischen Ihnen und der i:FAO Group GmbH und/oder dem/den von Ihnen ausgewählten Dienstleistern erfordert, erfolgt die Weitergabe der o.g. personenbezogener Daten.

3.Rechte der betroffenen Person

Als betroffene Person wird eine natürliche Person bezeichnet, deren personenbezogene Daten von einer verantwortlichen Stelle verarbeitet werden.

3.1 Auskunftsrecht

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten. Diese Auskunft enthält u.a. folgende Informationen: die Art bzw. die Kategorie der Daten, die Verarbeitungszwecke, die Empfänger der Daten, die Dauer der Speicherung bzw. die Löschfrist.

3.2 Recht auf Berichtigung

Als betroffene Person haben Sie das Recht, die unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten oder unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung die Vervollständigung unrichtiger Daten zu verlangen.

3.3 Recht auf Löschung

Als betroffene Person haben Sie das Recht, die unverzügliche Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen. Wir sind zur Löschung verpflichtet, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden. Ausgenommen davon sind Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften fristgerecht aufbewahrt oder archiviert werden müssen oder zur ordnungsgemäßen Geschäftsabwicklung noch benötigt werden.

3.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Als betroffene Person haben Sie das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, dies aber noch überprüft werden muss. Wenn der Verantwortliche die Daten wegen unrechtmäßiger Verarbeitung oder wegen Zweckerfüllung löschen möchte, so können Sie als betroffene Person die Einschränkung der Verarbeitung statt der Löschung verlangen.

3.5 Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung

Als betroffene Person haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, es lassen sich zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten von Ihnen als betroffener Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

3.6 Recht auf Datenübertragbarkeit

Als betroffene Person haben Sie in einigen Fällen das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

4 Widerruf der Einwilligung

Als betroffene Person haben Sie jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

5 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Als betroffene Person haben Sie unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Hinweis: Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die BfDI (Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit), erreichbar unter poststelle@bfdi.bund.de.

6 Verwendung von Cookies

Wir verwenden auf unserer Webseite sog. Cookies. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf dem Speichermedium Ihres Endgerätes also beispielsweise auf einer Festplatte gespeichert werden und durch die uns als Stelle, die den Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihr Endgerät übertragen. Diese Webseite verwendet folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise nachfolgend erläutert werden.

Sie können sich mit jedem Internetbrowser anzeigen lassen, wenn Cookies gesetzt werden und was sie enthalten.

Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Das Speichern von Cookies kann jedoch deaktiviert oder der Browser so eingestellt werden, dass Cookies nur für die Dauer der jeweiligen Verbindung zum Internet gespeichert werden.

Cookies, die Ihrem Webbrowser zugehörig gespeichert werden:

Transiente Cookies: Diese Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie Ihren Webbrowser schließen. Dazu zählen insbesondere Session-Cookies. Diese speichern eine sog. Session-ID, anhand der sich verschiedene Anfragen Ihres Webbrowsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dies ermöglicht eine Wiedererkennung Ihres Endgeräts, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Session-Cookies werden gelöscht, sobald Sie sich ausloggen oder den Webbrowser schließen.

Die von uns genutzten Cookies dienen ausschließlich zur Identifikation des aktuell am Bund RFP-Portal angemeldeten Benutzers. Ohne Einsatz dieses Cookies kann das Bund RFP-Portal nicht genutzt werden.

Der Einsatz von Cookies zu Marketing- und/oder Analysezwecken erfolgt nicht.

Die vorstehenden Cookies werden auf Ihrem Endgerät gespeichert und von diesem an unseren Server übermittelt. Sie können daher die Verarbeitung der Daten und Informationen durch Cookies selbst konfigurieren.

Sie können in den Einstellungen Ihres Webbrowsers entsprechende Konfigurationen vornehmen, durch die Sie beispielsweise Cookies von Drittanbietern oder Cookies insgesamt ablehnen können.

In diesem Zusammenhang möchten wir Sie darauf hinweisen, dass wir keine Cookies von Drittanbietern verwenden.

Darüber hinaus empfehlen wir eine regelmäßige manuelle Löschung von Cookies sowie Ihres Browser-Verlaufs.

7 Serverstandort

Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und/oder speichern wir auf einem Server eines externen Anbieters in Deutschland.